Tout savoir sur la Facturation

Vous voulez en savoir plus sur la facturation ? Vous voulez savoir ce qu’il faut mettre sur une facture ? Ou quel type de facture envoyer ? Ou ce qu’est la comptabilité des factures ? Voici vos réponses.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est une demande de paiement. Elle énumère les biens ou services que vous avez fournis et indique ce que votre client doit en contrepartie.

Vos factures sont également des documents fiscaux. Vous devez en conserver des copies pour montrer les recettes que vous avez gagnées et toute taxe de vente que vous avez pu percevoir pour le gouvernement.

Quels sont les différents types de factures ?

Il existe de nombreuses variétés de factures, chacune ayant son propre nom. En voici quelques-unes parmi les plus courantes.

  • Facture de vente
    Si vous envoyez une facture, il s’agit d’une facture de vente (si vous la recevez, il s’agit d’une facture d’achat).
  • Facture en souffrance
    Lorsqu’une facture n’a pas été payée, certaines entreprises la renvoient avec un cachet de retard.
  • Facture provisoire
    Si vous avez besoin de paiements échelonnés pour un gros travail, vous pouvez envoyer une facture provisoire. Elles sont généralement émises chaque mois et facturent le travail effectué pendant cette période.
  • Facture finale
    Dernière d’une série de factures intermédiaires, une facture finale signale que le travail est terminé et qu’aucune autre facture ne suivra.
  • Facture récurrente
    Si vous facturez à votre client le même montant à chaque fois, vous pouvez simplement lui envoyer une facture récurrente. C’est idéal pour les abonnements ou les locations.
  • Facture pro forma
    Une facture pro forma indique les articles et les coûts, mais elle ne constitue pas un document légal de vente. Elle est généralement utilisée comme devis et pour déterminer la valeur des articles d’une expédition.
  • Facture commerciale
    Alors que les prix figurant sur une facture pro forma peuvent changer à tout moment, une facture commerciale est juridiquement contraignante. Si vous en émettez une, vous ne pouvez pas modifier le prix avant l’expiration de la facture.
  • Avoir ou note de crédit
    Une note de crédit annule une charge d’une facture précédente. Il est émis lorsque les marchandises sont retournées ou lorsqu’un client a été surfacturé.

Que mettre sur une facture ?

Une facture doit identifier l’acheteur et le vendeur, les biens ou services qu’ils ont échangés et les frais facturés. Elle doit également porter la date d’émission et un numéro qui la distingue de toutes vos autres factures de vente.

Pour être sûr de ne rien oublié, vous pouvez utiliser un modèle qui vous donnera un bon exemple de facture.

Quand une facture doit-elle être payée ?

En théorie, une facture est payée quand vous dites qu’elle est due. En réalité, le client pourra être en retard. Les finances peuvent devenir très serrées pendant que vous attendez. Pour réduire au maximum ces problèmes de liquidités :

  • Donnez aux clients moins de temps pour payer (7 jours seulement est de plus en plus fréquent).
  • Faites signer les conditions de paiement avant de fournir quoi que ce soit.
  • Si le travail est fait, envoyez la facture. N’attendez pas la fin du mois.
  • Assurez-vous de savoir quelles factures ont été payées et lesquelles ne l’ont pas été. Effectuez un suivi immédiat des comptes en souffrance.

Qu’est-ce que la comptabilité des factures ?

La plupart des factures sont payées. Certaines – très peu – ne le sont pas. Dans les deux cas, il y a des crédits et des débits à inscrire sur vos comptes professionnels. Un comptable peut vous aider à y parvenir. Et si vous envoyez des factures sur un logiciel de comptabilité, une grande partie des écritures comptables se font automatiquement.

Qu’est-ce que le rapprochement des factures ?

Le rapprochement des factures vous indique quelles factures ont été payées et lesquelles ne l’ont pas été. Pour ce faire, vous vérifiez les dépôts bancaires pour les paiements des clients et vous faites correspondre ces paiements à des factures spécifiques. Lorsqu’une facture est réglée, vous la retirez de votre liste de surveillance.

Si une facture impayée est en retard de paiement, vous devez suivre le client pour en poursuivre le paiement. Le rapprochement des factures peut être laborieux, mais, comme pour la comptabilité des factures, vous pouvez automatiser le processus.

La facturation et les comptes débiteurs sont-ils la même chose ?

Oui, la facturation et les comptes débiteurs sont essentiellement les mêmes. Il s’agit de faire le suivi de ce qui vous est dû. Certains pensent que la facturation est simplement l’envoi de factures, mais c’est bien plus que cela. C’est un processus qui commence lorsque vous convenez des conditions de paiement avec un client et qui ne se termine que lorsque celui-ci vous paie. Il peut y avoir beaucoup d’étapes en cours de route.

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