Élaboration de budget prévisionnel pour une kermesse d’école réussie

Événement annuel le plus attendu par les tous écoliers, la kermesse nécessite une organisation bien ficelée pour s’assurer de ne pas décevoir son jeune public. C’est pourquoi cette mission demande une planification méticuleuse, passant par une gestion budgétaire rigoureuse. Pour être sûr de bien contrôler cette dernière, un budget plan est nécessaire. Voyons comment bien le définir.

Estimez vos recettes et dépenses

Dans un premier temps, il convient d’estimer l’ensemble des recettes et dépenses que représente l’organisation de votre kermesse. Pour les recettes, on peut par exemple prendre en compte les dons et subventions éventuels accordés par l’établissement ou des partenaires locaux, les ventes de billets et de nourriture sur place ou encore la participation des familles à travers des contributions financières ou matérielles.

Du côté des dépenses, on comptera notamment l’achat de matériel spécifique nécessaire au bon déroulement de l’événement, la rémunération des animateurs et prestataires de service, les frais liés à la location d’un lieu pour l’événement (si la kermesse n’est pas organisée sur le site de l’établissement scolaire), mais aussi les coûts de communication et de promotion de la kermesse auprès du public.

Astuces : si vous devez effectuer des achats de matériel, assurez-vous d’estimer au plus juste la quantité totale nécessaire avant de passer à l’achat. Par exemple, si la maquilleuse de l’événement vous demande une table noire pliante, vérifier si d’autres prestataires ont un besoin similaire. Cela vous permettra de vous fournir chez des grossistes et ainsi tirer les tarifs à la baisse en achetant par lot à prix réduit plutôt que de payer le plein tarif à l’unité.

Évaluation des besoins spécifiques à chaque atelier et animation

Offrir une expérience unique aux visiteurs de la kermesse implique d’identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires à chaque activité. Afin de lister le matériel nécessaire à toutes les animations prévues lors de la kermesse, consultez les enseignants et personnes en charge de chacun des ateliers. Ils seront en mesure de préciser le type de matériel indispensable, qu’il s’agisse de jeux pour les stands réservés aux enfants, d’accessoires pour les activités artistiques ou encore d’équipements sportifs pour les épreuves physiques.

Il est également important de tenir compte également du nombre de personnes nécessaires pour encadrer les activités et assurer la sécurité des participants. Ainsi, il faudra prévoir des bénévoles pour aider à l’organisation globale de la kermesse, des animateurs qualifiés pour encadrer certaines activités particulières, mais aussi des secouristes ou professionnels de la santé présents sur place en cas de besoin.

Mise en place des différentes sources de financement

Finalement, il convient de trouver des solutions de financement adaptées pour couvrir les dépenses liées à la kermesse d’école. Certaines institutions publiques ou privées peuvent notamment apporter un soutien financier aux projets d’événements scolaires. Ainsi, pensez à solliciter votre commune, le département, mais aussi les entreprises locales dans lesquelles travaillent les parents d’élève par exemple, ou encore des associations partenaires de l’Éducation Nationale.

Une autre source importante de revenus pour l’établissement scolaire lors d’une kermesse consiste à proposer des billets d’entrée payants ou encore de la nourriture et des boissons sur place. Il est donc essentiel de déterminer un prix des billets et des produits en vente qui permettra de couvrir au moins une partie des dépenses tout en demeurant abordable pour les visiteurs de l’événement.

Finalement, les familles peuvent également contribuer au succès de la kermesse en apportant leur soutien financier ou matériel. Il peut s’agir de dons en nature, de prestations bénévoles lors de l’événement ou encore de participation aux frais généraux via une cotisation spécifique.